KEEP IT SIMPLE

“Abbiamo troppe cose da fare, siamo indietro, dobbiamo assumere!”

A parte il fatto che non trovi nessuno, ma sei sicuro che assumere sia la soluzione più corretta?

Lavorando a stretto contatto con molte PMI mi sono reso conto che spesso assumere non serve. Introdurre nuovi elementi in un sistema già complesso porta ad un aumento della complessità, dei costi e dei mal di pancia.

Prima di tutto devi SEMPLIFICARE!

Essere semplici ci permette di essere più EFFICACI, VELOCI e LEGGERI.

Ma come faccio a capire se sono troppo complesso?

Se ti riconosci in un una o più di queste affermazioni allora anche tu fai parte del club delle “Aziende Complesse”:

• Hai un software gestionale ma viene usato poco, si preferisce mettere delle pezze con  excel;

• Tu ed i tuoi collaboratori avete implementato in azienda diversi controlli (“fidarsi è bene non fidarsi è meglio”);

• A volte si lavora in un modo a volte in un altro…dipende;

• Sei spesso in ritardo con le consegne;

• L’ordine del cliente passa molto tempo in ufficio prima di arrivare in produzione;

• I tuoi collaboratori sono spesso “imbufaliti” ed ogni tanto scappa qualche scaramuccia;

• Hai a volte la sensazione di essere in troppi per quello che si fa;

• I consulenti ci mettono troppo a capire come funzioni;

• Non sai come uscirne, ti sembra di esserti perso in un labirinto organizzativo;

• Il tuo controllo di gestione non è in grado di produrre dati ed informazioni attendibili ed in modo tempestivo;

• I tuoi indicatori di performance sono peggiori rispetto a quelli dei tuoi concorrenti;

• Devi essere sempre presente in azienda per mandare avanti la carretta;

• Più di qualche volta non ti senti di buon umore;

Rilassati perché la soluzione c’è e si chiama SEMPLICITA’, vediamo assieme qualche consiglio.

Il primo consiglio: ELIMINA PIÙ CHE PUOI.

Meno cose ci sono in azienda meglio è. Il troppo e tanto riempiono la mente ed assorbono energie. Elimina dal tuo catalogo i prodotti che non girano (esaminane prima i motivi), riduci le componenti con le quali sono costruiti (riprogettali). Fai qualche riflessione sui clienti difficili e problematici (non vorresti mai tagliarli..  lo so). Fai pulizia e metti ordine in ufficio, in magazzino ed in produzione (ti consiglio di approfondire la metodologia 5S).

Il secondo consiglio: SNELLISCI I TUOI PROCESSI.

Analizzando nel dettaglio come fai un preventivo, come gestisci un ordine, come programmi la produzione, come fai gli acquisti, ti sorprenderà notare quante attività si fanno che non servono e quante altre non si fanno che invece dovrebbero essere fatte!

Come sai bene, l’azienda è un insieme di processi e questi, a loro volta, sono costituiti da alcuni elementi magici:

1.    Gli Obiettivi da raggiungere;

2.    Le Attività da svolgere secondo una certa sequenza;

3.    Le Persone che fanno e decidono;

4.    I Materiali e le Informazioni che si utilizzano;

5.    I Macchine, le Attrezzature ed i Software che si impiegano;

6.    I Metodi e Regole da seguire;

7.    Le Misure che indicano dove stiamo andando

La complessità e l’entropia (“caos”) si sprigiona quando questi elementi non sono stati definiti bene e quando un processo non è collegato agli altri in modo armonico.

Il terzo consiglio: RIDUCI LA STRUTTURA ORGANIZZATIVA.

Organizzazioni con una struttura gerarchica intricata o con una comunicazione inefficiente possono generare confusione e ritardi nella presa di decisioni. Se ci sono troppe catene di comando, sovrapposizioni di ruoli o dipartimenti che non comunicano in modo efficiente, potrebbe esserci un’eccessiva complessità organizzativa. Per accorciare la catena di comando devi lavorare di più sui tuoi collaboratori ampliando l’ambito delle mansioni assegnate loro e aumentando l’autonomia decisionale e delle responsabilità.

Il quarto consiglio: PROMUOVI UNA CULTURA BASATA SULLA SEMPLICITA’.

In quello che fai, in quello che dici, in quello che scrivi cerca di promuove la semplicità, l’agilità e l’adattabilità al cambiamento. Incoraggia la creatività, il pensiero fuori dagli schemi, la comunicazione ed il confronto. Crea un ambiente di lavoro collaborativo, inclusivo e che promuova lo sviluppo e la soddisfazione dei dipendenti.

Essere semplici è difficile, lo so, è sicuramente più facile lasciare che le cose capitino. D’altronde lo stesso Leonardo da Vinci disse: “La semplicità è la suprema sofisticazione”.

Buon lavoro e ricorda PRIMA DI TUTTO DEVI SEMPLIFICARE!

Cristian Compagno