Spesso sentiamo usare i termini Efficienza, Efficacia e Produttività a volte in modo improprio. In questo post cercheremo di fare un po’ di chiarezza.

Iniziamo col dare una definizione di   Efficienza:

“Efficienza è la capacità di raggiungere l’obiettivo con la minima allocazione possibile di risorse”

L’efficienza (a volte detto Rendimento) si misura mettendo in rapporto la quantità di risorsa che avrei dovuto utilizzare per svolgere un lavoro con la quantità di risorsa effettivamente utilizzata.

Facciamo un esempio: Supponiamo che il tempo medio di un addetto al back-office commerciale per l’inserimento di un ordine a sistema sia di 20 minuti. Se in 8 ore di lavoro ha inserito 18 ordini quant’è stata la sua efficienza?

• Risorsa Obiettivo = 20 minuti X 18 ordini = 360 minuti
• Risorsa utilizzata = 8 ore X 60 minuti = 480 minuti
• Efficienza = 360 minuti / 480 minuti = 75%

Il 25% del tempo mancante è da imputare probabilmente ad interruzioni, riunioni improvvisate, dati mancanti ….

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Cosa diversa è invece  l’Efficacia:

“L’Efficacia è la capacità di raggiungere l’obiettivo prefissato”

L’efficienza si misura mettendo in rapporto il risultato (l’output ottenuto) con l’output che avrei dovuto ottenere.

Facciamo un esempio: La produzione ha l’obiettivo di produrre 1000 schede elettroniche a marzo ma in realtà ne ha fatte solo 800. Quant’è stata l’efficacia del reparto produttivo?

• Risultato Ottenuto = 800 schede
• Risultato Obiettivo = 1000 schede
• Efficacia = 800 schede / 1000 schede = 80%

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La Produttività mette invece in rapporto un output con un input.

“La Produttività è l’attitudine a conseguire un risultato superiore ai mezzi impiegati”

La Produttività mette in rapporto un RISULTATO (output) con una RISORSA impiegata (input) tipicamente il tempo di lavoro.

Facciamo un esempio: La nostra azienda che produce schede elettroniche è riuscita fare 1000 schede in 250 minuti. Quanto è stata la sua produttività?

• Risultato Ottenuto = 100 schede
• Risorsa Utilizzata = 250 minuti di lavoro
• Produttività = 1000 schede / 250 minuti = 4 schede al minuto

Ogni azienda utilizza i propri output ed input per misurare la produttività:

• Ristorante = pasti/ore di lavoro
• Punto vendita = vendite/mq
• Vetreria = mq vetro / ora di lavoro

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DOMANDA: «E’ più importante essere efficaci o efficienti?»

La risposta non può che essere:”dipende”. E’ comunque preferibile essere poco efficienti nel fare un qualcosa che funziona piuttosto che essere efficientissimi a fare qualcosa che nessuno vuole.