“Qui le cose non girano!” oppure  “Facciamo sempre gli stessi errori!” oppure “Non capisco perché siamo così imbranati!”.

Se vi capita di dire frasi simili, anche a bassa voce, sappiate che non è una questione di essere o non essere imbranati, è una questione di “processo”.

Un processo è:

„una sequenza ordinata di attività collegate che utilizzano input e li trasformano in output per raggiungere un obiettivo specifico“.

Pertanto se non siete soddisfatti di come stanno andando le cose in azienda, allora sappiate che dovete “scavare” all’interno dei vostri processi.

Se guardate a fondo all’interno dei vostri processi probabilmente scoprirete che:

• Le attività del processo non sono state ben definite e ognuno le svolge a modo proprio;
• Non è stato definito un obiettivo del processo in termini di risultato;
• Le persone non hanno la dovuta formazione;
• Gli strumenti di lavoro non sono adeguati (macchine, attrezzature, computer, software,…);
• L’input del processo non è di qualità (materiale scadente o informazioni mancanti);
• Ci sono tanti controlli e verifiche che non aggiungono VALORE all’output di processo;
• Non è chiaro cosa deve fare chi, come ed in quanto tempo;
• Il carico di lavoro non è bilanciato tra le persone che agiscono sul processo;
• Il processo non è misurato;
• Il lavoro avanza in modalità push piuttosto che pull;
• …

Fujio Cho, Chairman della Toyota, una volta enunciando la strategia della propria Azienda disse:

“Otteniamo risultati eccellenti da persone normali che gestiscono processi eccellenti. I nostri concorrenti spesso ottengono risultati mediocri (o pessimi) da persone eccellenti che gestiscono processi sbagliati.”

Quindi il vero segreto del successo di aziende eccellenti sta nei processi!!!!

Come faccio ad avere processi eccellenti nella mia azienda?

La prima cosa da fare è mappare i processi ossia rappresentare graficamente come oggi si lavora in azienda. Per farlo bisogna dotarsi di strumenti sofisticatissimi come fogli di carta A0, post-it, pennarelli ed una bella parete libera.

Coinvolgete nella sessione di mappatura del processo un team trasversale (appartenente a più uffici) e fatevi aiutare da un moderatore (meglio un consulente con esperienza nella mappatura dei processi).

Se dobbiamo mappare un processo non produttivo ma “transazionale” (gestione dell’ordine, gestione di una commessa,…) è consigliabile usare la metodologia MAKIGAMI o SWIM-LANE.

Come la “Swimming pool” (piscina) anche la  SWIM-LANE  ha una forma rettangolare ed è divisa in corsie. Ogni corsia rappresenta il campo d’azione di un attore specifico. Tutti i post-it posti all’interno di una corsia rappresentano attività eseguite dall’owner di quella corsia (vedi foto).