LEAN OFFICE - cross5 LEAN

LEAN OFFICE PER AZIENDE E STUDI PROFESSIONALI

In un contesto economico e sociale in continua evoluzione, frutto della crescita e del progresso, dove la globalizzazione e la tecnologia influenzano in maniera forte e determinante le scelte di ogni persona, gruppo o organizzazione, i principi del Lean System, nati e applicati da tempo nel mondo della produzione, diventano oggi essenziali anche nel mondo dell’Ufficio, in altri termini, in tutte quelle aree che producono, trasformano e trasferiscono informazioni e conoscenza (progettazione, acquisti, amministrazione, commerciale, controllo di gestione, gestione dell’ICT e nella gestione del personale). La Lean nasce effettivamente in produzione e lì è rimasta per diversi anni sviluppando metodi e strumenti come lo SMED, il TPM, 5S, il KANBAN e molti altri ancora. Ad un certo punto ci si è resi conto che, nonostante l’aumentata efficienza in produzione, si continuava a registrare lead-time lunghi e clienti non totalmente soddisfatti. In effetti molti sprechi che si generano al di fuori dell’attività produttiva sono spesso occulti, difficilmente quantificabili, in quanto si riferiscono ad informazioni, procedure, documenti, che, se non sono stati definiti in maniera corretta ed esaustiva, generano perdite di tempo e quindi costi. Si stima che le attività d’ufficio assorbano dal 20% al 40% del Lead Time di evasione dell’ordine cliente come dire che se concediamo al Cliente 10 giorni di attesa dall’ordine alla spedizione, 4 giorni circa se ne vanno nella sola gestione delle informazioni. Consapevoli quindi che molti sprechi che inficiano il lead time ed il Valore per il cliente si annidano in processi non manifatturieri, diversi consulenti, manager ed imprenditori hanno iniziato ad applicare i principi e le tecniche Lean a contesti di ufficio apportandovi alcune variazioni ed adattamenti contribuendo alla nascita e alla diffusione del Lean Office. Ma Cos’è in sintesi il Lean Office? Potremmo definire il Lean Office in questo modo:

Il Lean Office è l’applicazione dei principi, dei metodi e degli strumenti del Lean Management ai processi transazionali (non produttivi) per offrire ai clienti (interni o esterni) un servizio migliore abbattendo gli sprechi (costi).

Si parla di Lean Enterprise soltanto quando l’organizzazione/azienda è riuscita ad estendere i principi, le tecniche e gli strumenti Lean anche ai processi gestititi dal Management: le diverse aziende che hanno sposato questo approccio toccano con mano i benefici ottenuti, in termini di riduzione di Lead Time, di Flessibilità, di Affidabilità, di Produttività, di Fidelizzazione dei clienti, di Soddisfazione e Motivazione del personale, di Semplicità e di Trasparenza nella Comunicazione interna o esterna all’organizzazione, di Formazione Continua dei dipendenti etc. …insomma una serie di indicatori fondamentali che contraddistinguono una realtà, da tutte le altre presenti nel mercato e nella quale, i dipendenti lavorano in armonia, benessere, e, contribuendo in maniera creativa, e, talentuosa allo sviluppo e crescita dell’azienda stessa. Ma in cosa si differenzia il Lean Office dal Lean Production? Lean Office e Lean Production si differenziano essenzialmente sull’applicazione delle tecniche e degli strumenti propri del Lean Management. Il lavoro in ufficio rispetto al lavoro in fabbrica presenta delle differenze a volte molto importanti che pongono problemi gestionali non indifferenti. Gli strumenti Lean vanno quindi adattati al tipo di contesto e al tipo di settore. Lo SMED applicato in produzione ad una pressa o ad una cabina di verniciatura è diverso rispetto allo SMED applicato ad un processo di vendita o di progettazione anche se le finalità sono le medesime. Vediamo nella tabella comparativa seguente le differenze tra Lean Office e Lean Production.

Ma quali sono gli ambiti di applicazione del Lean Office? Gli ambiti di applicazione sono diventati diversissimi tant’è che oggi il termine Lean Office è diventato molto generico. Il Lean Office applicato al mondo degli Uffici può essere identificato con nomi diversi a seconda della funzione o del processo coinvolto: Lean Strategy, Lean Marketing, Lean Sales, Lean Procurement, Lean Design (progettazione), Lean ICT, Lean HR, Lean Administration, Lean Accounting. Il Lean applicato al terziario viene invece identificato con il termine di Lean Service che può poi avere ulteriori declinazioni a seconda del settore nel quale viene applicato: Lean Logistics per lo snellimento dei processi della logistica, Lean Helthcare per gli Ospedali e case di cura, Lean PA per le Pubbliche amministrazioni.

Ora è più chiaro comprendere quanto sia importante estendere a tutta l’azienda il Lean Thinking, implementabile, come nel Manufacturing, attraverso delle tecniche e degli strumenti specifici, messi a disposizione dal Toyota System. É altrettanto importante sottolineare che questo cambiamento prende forma e rimane in vita se e soltanto se, tutti (Direzione, Manager, Personale operativo) contribuiscono quotidianamente con tanto impegno e rigore, rispettando le “regole” definite (o gli standard work definiti). Il risultato sarà molto soddisfacente se pensiamo che riusciremo a consegnare al cliente quello che vuole, quando e dove vuole, senza perder tempo, permettendo all’azienda di ridurre notevolmente i costi globali/ complessivi, aumentando la Customer experience, e, migliorando il clima e la motivazione del personale. […]

TRADDO DALLA PRESENTAZIONE DEL LIBRO: LEAN OFFICE PER AZIENDE E STUDI PROFESSIONALI